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Ratgeber

Ratgeber zur Beurkundung eines Sterbefalls

Ein Sterbefall lässt sich erst dann amtlich beurkunden, wenn dem Standesamt bestimmte Nachweise vorliegen. Welche genau gefordert werden, richtet sich vor allem danach, ob die verstorbene Person ledig, verheiratet, geschieden oder verwitwet war. Auf dieser Seite fassen wir übersichtlich zusammen, was Sie zusammentragen müssen – und an welcher Stelle unser Team die Beschaffung für Sie erledigt.

Bevor Sie starten: das ist unbedingt zu beachten

Das Standesamt verlangt ausnahmslos Originaldokumente. Kopien, Scans oder Fotos werden nicht akzeptiert und führen zu einer Ablehnung Ihres Antrags. Die rechtliche Grundlage hierfür liefert das Bestattungsgesetz NRW (BestG NRW).

Sind einzelne Papiere nicht auf Deutsch ausgestellt, braucht es zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung. Diese muss zwingend von einem vereidigten Übersetzer stammen – eigene Übersetzungen genügen nicht.

Immer erforderlich

Grundlegende Unterlagen bei jedem Sterbefall

Unabhängig vom Familienstand benötigt das Standesamt in jedem Fall diese beiden Dokumente, um den Sterbefall überhaupt beurkunden zu können.

1

Totenschein (ärztliche Todesbescheinigung)

Sobald ein Arzt oder eine Ärztin den Tod festgestellt hat, wird dieses Formular ausgefüllt. Ohne diesen Nachweis kann das Standesamt den Vorgang gar nicht erst eröffnen.

  • Wird direkt vor Ort vom behandelnden Arzt ausgestellt
  • Dokumentiert Todeszeitpunkt und -ursache
  • Muss zeitnah beim zuständigen Standesamt eingereicht werden
Kosten: je nach Aufwand zwischen 50 € und 350 €. Diese Rechnung stellt der Arzt getrennt aus, sie ist in unseren Paketpreisen nicht enthalten.
2

Ausweisdokument des Verstorbenen

Ob Personalausweis oder Reisepass – ein amtliches Lichtbilddokument im Original braucht das Standesamt, um die Identität zweifelsfrei festzustellen.

  • Ausschließlich als Original, Kopien werden abgelehnt
  • Bei nicht-deutschem Pass: beglaubigte Übersetzung notwendig
  • Verloren gegangen? Ein Ersatznachweis lässt sich über das Einwohnermeldeamt beschaffen
Tipp: Wenn Sie den Ausweis schon vorab heraussuchen, sparen Sie im weiteren Ablauf wertvolle Zeit.
Je nach Lebenssituation

Zusätzliche Unterlagen nach Familienstand

Über die Basisdokumente hinaus verlangt das Standesamt weitere Nachweise, die vom persönlichen Familienstand der verstorbenen Person abhängen – ob ledig, verheiratet, geschieden oder verwitwet. Wählen Sie unten die passende Situation aus.

Familienstand: ledig

•
GeburtsurkundeIm Original vorzulegen

Sollte die Geburtsurkunde nicht mehr aufzufinden sein, lässt sich beim Geburtsstandesamt eine neue Ausfertigung beantragen. Handelt es sich um ein deutsches Standesamt, kümmern wir uns gerne um diese Beschaffung.

Familienstand: verheiratet

•
GeburtsurkundeIm Original
•
HeiratsurkundeIm Original
•
StammbuchFalls vorhanden, sonst nicht zwingend

Ein vorhandenes Stammbuch macht dem Standesamt die Arbeit leichter, ist jedoch keine Pflichtvoraussetzung – Geburts- und Heiratsurkunde reichen in aller Regel aus.

Familienstand: geschieden

•
GeburtsurkundeIm Original
•
HeiratsurkundeIm Original
•
ScheidungsurteilZwingend mit Rechtskraftvermerk

Bitte beachten: Fehlt der Rechtskraftvermerk auf dem Scheidungsurteil, wertet das Standesamt die Scheidung nicht als rechtsgültig abgeschlossen. Kontrollieren Sie das Dokument daher vorab genau.

Familienstand: verwitwet

•
GeburtsurkundeIm Original
•
HeiratsurkundeIm Original
•
Sterbeurkunde des vorverstorbenen EhepartnersIm Original

Damit weist man nach, dass die frühere Ehe durch den Tod des Partners und nicht durch eine Scheidung endete.

Sonderfälle

Besondere Fälle und zusätzliche Unterlagen

In manchen Situationen kommen weitere Nachweise hinzu oder es gibt Besonderheiten im Verfahrensablauf. Klicken Sie auf einen der Punkte, um mehr zu erfahren.

Besaß die verstorbene Person keinen deutschen Pass, kommen folgende Nachweise hinzu:

  • Reisepass oder nationaler Ausweis im Original
  • Amtlich beglaubigte deutsche Übersetzung sämtlicher fremdsprachiger Papiere
  • Im Heimatland ausgestellte Geburtsurkunde nebst Übersetzung
  • War die Person verheiratet: Heiratsurkunde aus dem Heimatland samt Übersetzung
  • Bei EU-Bürgern gegebenenfalls eine internationale Geburtsurkunde, falls verfügbar

Nur vereidigte Übersetzer dürfen die erforderlichen Übersetzungen anfertigen. Eine passende Fachkraft lässt sich zum Beispiel über die Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Landesjustizverwaltungen finden. Diese ausländischen Nachweise müssen Angehörige eigenständig beschaffen und übersetzen lassen – hierbei können wir organisatorisch nicht unterstützen.

Hinterlässt die verstorbene Person minderjährige Kinder, werden ergänzend benötigt:

  • Geburtsurkunden der Kinder, jeweils im Original
  • Bei nicht ehelich geborenen Kindern: Nachweis der Vaterschaftsanerkennung
  • Lag das alleinige Sorgerecht vor: der entsprechende gerichtliche Beschluss

Lebte die verstorbene Person in einer eingetragenen Partnerschaft, sind vorzulegen:

  • Geburtsurkunde im Original
  • Urkunde zur Begründung der Lebenspartnerschaft, im Original
  • War zuvor eine Ehe geschlossen worden: das Scheidungsurteil mit Rechtskraftvermerk

Bei Unfall, Suizid oder ungeklärter Todesursache:

  • Erst nach Freigabe durch die zuständige Staatsanwaltschaft geht es weiter
  • Weitergehende Untersuchungen können erforderlich werden
  • Der gesamte Ablauf kann sich dadurch spürbar verzögern

Verstirbt jemand im Ausland:

  • Sterbeurkunde des dort zuständigen Standesamtes
  • Beglaubigte deutsche Übersetzung dieser Urkunde
  • Unter Umständen ist eine zusätzliche konsularische Beglaubigung nötig
Praxis-Wissen

Praktische Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Mit diesen Grundsätzen lassen sich unnötige Wartezeiten beim Standesamt meist vermeiden.

Empfehlenswert

  • Alle Nachweise so früh wie möglich zusammentragen
  • Originaldokumente sicher aufbewahren und griffbereit halten
  • Fehlende Urkunden ohne Verzögerung nachbestellen
  • Bei offenen Fragen direkt beim Standesamt nachhaken
  • Zusätzlich Kopien für die eigenen Unterlagen anfertigen

Besser vermeiden

  • Kopien anstelle von Originaldokumenten einreichen
  • Übersetzungen ohne Beglaubigung verwenden
  • Mit einem abgelaufenen Ausweis vorstellig werden
  • Nur unvollständige Unterlagen einreichen
  • Ein Scheidungsurteil ohne Rechtskraftvermerk vorlegen

Gut zu wissen

  • Sind alle Nachweise vollständig eingereicht, schließt das Standesamt die Beurkundung in der Regel binnen 3 Werktagen ab.
  • Die Sterbeurkunde lässt sich mehrfach ausstellen – sinnvoll sind meist 2 bis 3 Exemplare, da Banken, Versicherer und Ämter jeweils eigene Originale einfordern.
  • Pro Ausfertigung der Sterbeurkunde fallen je nach Standesamt etwa 10 bis 15 € an.
  • Wir übernehmen das Einholen fehlender Dokumente bei deutschen Standesämtern für Sie. Diese Leistung können Sie in unseren Bestellformularen unter „Besonderheiten" dazubuchen. Ausländische Dokumente müssen Angehörige selbst besorgen und übersetzen lassen.
Zum Ausdrucken

Ihre Unterlagen-Checkliste

Drucken Sie diese Übersicht aus und haken Sie ab, was bereits vorliegt.

Grundlegend (immer erforderlich)

Todesbescheinigung (Leichenschauschein)
Personalausweis oder Reisepass der verstorbenen Person
Geburtsurkunde der verstorbenen Person

Zusätzlich je nach Familienstand

Heiratsurkunde (bei verheiratet / geschieden / verwitwet)
Stammbuch, falls vorhanden
Scheidungsurteil mit Rechtskraftvermerk (bei geschieden)
Sterbeurkunde des Ehepartners (bei verwitwet)

Bei ausländischer Staatsangehörigkeit

Beglaubigte Übersetzungen sämtlicher Dokumente
Internationale Geburtsurkunde, falls vorhanden

Das Einholen fehlender Dokumente

Sie müssen sich nicht allein durch das Zusammensuchen und Einreichen der Unterlagen beim Standesamt kämpfen. Buchen Sie bei uns in den Besonderheiten bei der Beauftragung das Einholen fehlender Dokumente hinzu – wir können nur fehlende deutsche Dokumente für Sie einholen.